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Verwaltungsexpertise für öffentliche Auftraggeber

Haushaltsjahre, Mittelbewirtschaftung, Gremienbeschlüsse: öffentliche Bauherren arbeiten in einem Rahmen, der sich von privaten Projekten grundlegend unterscheidet. Die wat kennt diese Prozesse und richtet die Projektsteuerung danach aus.

Der Unterschied zum privaten Bauherrn

Öffentliche Projekte sind eng an die jeweiligen Haushaltsjahre gekoppelt. Benötigte Haushaltsmittel müssen beantragt und genehmigt werden, bevor sie zur Verfügung stehen. Dabei können mehrmonatige Wartezeiten entstehen. Eine vorausschauende Projektsteuerung berücksichtigt diese Rahmenbedingungen frühzeitig und stimmt Planung, Vergabe und Bauausführung darauf ab.

Mittelbewirtschaftung als Steuerungsaufgabe

Eine verlässliche Programmsteuerung braucht den Überblick über Kosten, Verträge und den aktuellen Stand der Maßnahmen. Während wir die Kosten- und Vertragsübersichten fortlaufend pflegen, stimmen wir in regelmäßigen Statusbesprechungen gemeinsam mit den Projektverantwortlichen den aktuellen Projektstand ab. Dabei betrachten wir auch den weiteren Mittelbedarf für noch zu vergebende Leistungen sowie die Kostenentwicklung in Abhängigkeit vom jeweiligen Planungsstand. Frühe Kostenannahmen werden im weiteren Planungsverlauf zunehmend konkretisiert und entsprechend fortgeschrieben. Die Ergebnisse fließen anschließend in die Maßnahmenübersicht ein und schaffen eine belastbare Grundlage für die weitere Steuerung.

Vertrags- und Abrechnungswesen

Unsere Unterstützung beginnt bereits vor dem Vertragsabschluss: Bei Planungs- und Gutachterleistungen begleiten wir den Vergabeprozess ebenso wie die spätere Vertragsabwicklung, Nachtragsforderungen und Abrechnung. Auch bei Bauleistungen unterstützen wir im Ausschreibungs- und Vergabeprozess und prüfen im weiteren Verlauf die Freigabevorschläge der zuständigen Planer. So behalten wir Kosten und vertragliche Entwicklungen über alle Projektphasen hinweg im Blick. Ergänzend unterstützen wir den Auftraggeber bei der Abrechnung von Kostenanteilen mit weiteren Projektbeteiligten, beispielsweise Kommunen, Zweckverbänden oder privaten Beteiligten.

Wie die wat unterstützt

  • Individuelle Steuerungsinstrumente – auf den Auftraggeber zugeschnittene Maßnahmen-, Kosten- und Vertragsübersichten statt einer starren Standardsoftware.
  • Mittelbewirtschaftung und Kostensteuerung – Budgetplanung, Unterstützung beim Haushaltsjahreswechsel sowie laufende Fortschreibung von Mittelbedarf und Kostenentwicklung entsprechend dem Planungsfortschritt.
  • Status- und Maßnahmensteuerung – regelmäßige Abstimmung mit den Projektverantwortlichen zu Projektstand, Kosten, Verträgen und noch zu vergebenden Leistungen.
  • Ausschreibung und Vergabe – Begleitung von Planungs- und Gutachterleistungen sowie Unterstützung im Ausschreibungs- und Vergabeprozess von Bauleistungen.
  • Vertrags- und Nachtragsmanagement – Begleitung der Vertragsabwicklung und von Nachtragsforderungen sowie Prüfung der Freigabevorschläge bei Bauleistungen.
  • Abrechnung und Kostenbeteiligungen – Begleitung der Abrechnung von Planungs- und Gutachterleistungen sowie von Kostenanteilen mit Kommunen, Zweckverbänden, privaten Beteiligten und weiteren Projektbeteiligten.
  • Berichterstattung – strukturierte Aufbereitung des aktuellen Programmstands als belastbare Grundlage für Auftraggeber und Gremien.

Häufige Fragen

Was ist bei der Projektsteuerung für öffentliche Auftraggeber besonders zu beachten?

Öffentliche Projekte sind eng mit den jeweiligen Haushaltsjahren und der Verfügbarkeit der Haushaltsmittel verknüpft. Mittel müssen rechtzeitig beantragt und genehmigt werden, bevor sie eingesetzt werden können. Eine vorausschauende Programm- und Projektsteuerung berücksichtigt diese Rahmenbedingungen frühzeitig und stimmt Planung, Vergabe und Bauausführung darauf ab.

Welche Aufgaben übernimmt die wat innerhalb der Programm- und Projektsteuerung?

Wir begleiten die Maßnahmen über den gesamten Projektverlauf: von der Kosten- und Mittelplanung über Ausschreibung und Vergabe bis zur Vertragsabwicklung und Abrechnung. Dazu gehören auch die laufende Betrachtung der Kostenentwicklung, Nachtragsforderungen, regelmäßige Statusbesprechungen sowie die Abrechnung von Kostenanteilen mit weiteren Projektbeteiligten.

Wie behält die wat bei einer Vielzahl von Maßnahmen den Überblick?

Wir arbeiten mit individuell auf den Auftraggeber und seine Anforderungen zugeschnittenen Maßnahmen-, Kosten- und Vertragsübersichten. Statt starrer Standardlösungen bilden wir gezielt die Informationen ab, die für die Steuerung tatsächlich benötigt werden. Dadurch können wir auch kurzfristig auf neue Fragestellungen, veränderte Rahmenbedingungen oder spezielle Anforderungen reagieren und unsere Steuerungsinstrumente entsprechend anpassen. Die Daten werden laufend fortgeschrieben und der Projektstatus regelmäßig mit den Projektverantwortlichen abgestimmt. So entsteht ein belastbares Gesamtbild über Projektstände, Kosten, Verträge und weiteren Mittelbedarf.

Ersetzt die wat die Verwaltung des Auftraggebers?

Nein. Unsere Aufgabe ist es, die Verwaltung gezielt zu unterstützen und zu entlasten. Wir übernehmen koordinierende und vorbereitende Aufgaben, führen die relevanten Informationen zusammen und schaffen belastbare Grundlagen für Entscheidungen. Die Entscheidungshoheit sowie Zeichnungs- und Freigabebefugnisse verbleiben beim Auftraggeber. Die Programmsteuerung funktioniert damit als Ergänzung bestehender Strukturen, nicht als deren Ersatz.