Programm- und Projektsteuerung für über 100 Gewässermaßnahmen
Für den Landesbetrieb Gewässer des Regierungspräsidiums Freiburg begleitet die wat im Rahmen eines langfristigen Rahmenvertrags die Programm- und Projektsteuerung von mehr als 100 Einzelmaßnahmen. Im Fokus stehen dabei insbesondere Vertragsmanagement, Mittelbewirtschaftung sowie die kontinuierliche Zeit- und Kostensteuerung.
Ausgangslage
Auftrag und Leistungsbild
Um die Vielzahl parallel laufender Maßnahmen strukturiert zu steuern und unter Berücksichtigung der verfügbaren Haushaltsmittel umzusetzen, wurde die wat als Programm- und Projektsteuerer beauftragt. Im Mittelpunkt stehen die übergreifende Koordination und Transparenz über Projektstände, Termine, Kosten und Verträge.
Hierfür entwickeln und pflegen wir die erforderlichen Steuerungsinstrumente, stimmen den Stand der Maßnahmen regelmäßig mit den Projektverantwortlichen ab und unterstützen den Auftraggeber von der Mittel- und Budgetplanung über Vergabe und Vertragsabwicklung bis hin zur Abrechnung.
Leistungen im Einzelnen
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Steuerungsinstrumente und Programmorganisation: Erstellung und Fortschreibung des Programmhandbuchs sowie individuell auf den Auftraggeber zugeschnittener Maßnahmen-, Kosten- und Vertragsübersichten.
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Status- und Maßnahmensteuerung: Regelmäßige Statusbesprechungen mit den Projektverantwortlichen zu Projektständen, Terminen, Kosten, Verträgen und weiterem Mittelbedarf.
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Mittelbewirtschaftung und Budgetplanung: Laufende Begleitung der Mittelplanung und Unterstützung beim Haushaltsjahreswechsel.
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Planungs- und Gutachterleistungen: Begleitung der Vergabe nach VgV und UVgO sowie der anschließenden Vertragsabwicklung, Nachtragsforderungen und Abrechnung.
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Bauleistungen: Unterstützung im Ausschreibungs- und Vergabeprozess nach VOB, national und EU-weit, sowie Prüfung der Freigabevorschläge der zuständigen Planer.
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Abrechnung und Kostenbeteiligungen: Unterstützung bei der Abrechnung von Kostenanteilen mit weiteren Projektbeteiligten, beispielsweise Kommunen, Zweckverbänden oder privaten Beteiligten.
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Projektsteuerung von Einzelmaßnahmen: Koordination und Kontrolle der Beteiligten, Abstimmungen mit Behörden und weiteren Beteiligten zur Genehmigungsfähigkeit sowie Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit.
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Berichterstattung: Strukturierte Aufbereitung des Programm- und Projektstands für den Auftraggeber.
Impressionen aus dem Projekt
Häufige Fragen zum Projekt
Wie werden die zahlreichen Gewässermaßnahmen beim RP Freiburg einheitlich gesteuert?
Für die Vielzahl paralleler Planungs- und Bauprojekte wurde gemeinsam mit dem RP Freiburg ein Programmhandbuch als zentrale Grundlage für die Projektabwicklung aufgebaut. Es definiert einheitliche Vorgaben und Abläufe unter anderem für Kommunikation, Dokumentation, Kosten, Termine und Vergaben. Die wat wirkt federführend an der Erstellung und Fortschreibung mit und entwickelt das Handbuch gemeinsam mit dem Auftraggeber kontinuierlich weiter.
Wie behält die wat den Überblick über den Stand der einzelnen Maßnahmen?
Zentrales Steuerungsinstrument ist eine von der wat geführte Maßnahmenübersicht. Darin werden unter anderem allgemeine Projektdaten, Bearbeitungsstände und Zeitpläne zusammengeführt. Die Informationen werden laufend aktualisiert und spätestens im Rahmen der Statusgespräche fortgeschrieben. Aus der Übersicht lassen sich zudem projektspezifische Infoblätter für die einzelnen Maßnahmen erstellen.
Wie werden die Kosten und der zukünftige Mittelbedarf der Maßnahmen gesteuert?
Neben der Maßnahmenübersicht nutzt die wat ein Projektkostenbuch als zentrales Instrument für die Budget- und Vertragssteuerung. Darin werden nicht nur vorhandene Budgets und bereits eingegangene Verpflichtungen betrachtet, sondern auch der zukünftige Mittelbedarf der einzelnen Maßnahmen. Dieser wird gemeinsam mit den Projektverantwortlichen in den Statusterminen erfasst und fortlaufend aktualisiert. Damit entsteht eine Grundlage für die weitere Mittel- und Maßnahmenplanung.
Welche Rolle übernimmt die wat innerhalb der einzelnen Gewässerprojekte?
Der Schwerpunkt der wat liegt auf der wirtschaftlichen und organisatorischen Programm- und Projektsteuerung. Dazu gehören insbesondere Termin- und Kostenüberwachung, Vertragsmanagement, Dokumentation sowie die Betreuung im Ausschreibungs- und Vergabewesen. Die fachlich-technische Verantwortung für die Einzelmaßnahmen verbleibt grundsätzlich bei den jeweiligen Projektverantwortlichen des RP Freiburg. Bei ausgewählten Einzelprojekten übernimmt die wat darüber hinaus zusätzliche Projektsteuerungsleistungen, beispielsweise bei der Koordination von Beteiligten, in Planungs- und Genehmigungsphasen oder während der Bauabwicklung.